Pourquoi se documenter ?

Il est de la plus haute importance de documenter correctement les projets. Il ne s’agit pas seulement de le faire pendant la planification préliminaire et les premières étapes du projet. C’est vital de se documenter tout au long du cycle de vie d’un projet. Passons en revue les différents aspects et avantages de se documenter.

Importance méthodologique et pratique

Les professionnels qui ont participé au développement d’un projet spécifique sont les plus à même de le documenter. Le fait d’en savoir plus sur le cycle de création d’un produit jusqu’à sa mise en production fait d’eux les meilleurs connaisseurs de celui-ci.

La documentation est très appréciée par les utilisateurs finaux, les clients et les équipes d’assistance. Tous ces groupes en bénéficient. Les chefs de projet encouragent la documentation, car ils connaissent son importance pratique pour leurs équipes et leurs clients. 

Communication, réputation, éventualités

Parfois, le seul moyen pour les techniciens de communiquer avec leurs collègues est la documentation. En particulier dans les grandes équipes, la documentation est le meilleur moyen de communiquer les changements. 

L’équipe d’assistance doit disposer de la documentation la plus complète et la plus récente. Dans le cas contraire, la résolution des problèmes peut être affectée et avoir un impact négatif sur le service et donc sur l’image de l’entreprise.

En cas de revers majeurs, la documentation permet de garantir la mise en place d’un plan de reprise après sinistre. Cela aura un impact positif, en réduisant le temps nécessaire pour agir et résoudre les problèmes.

Transfert de connaissances

Il y a des projets qui sont arrêtés pendant des mois et qui sont ensuite repris par d’autres personnes. Ces équipes nouvellement arrivées doivent disposer de toutes les connaissances nécessaires pour prendre le relais. 

Dans les projets déjà en cours, il est essentiel que les employés qui arrivent plus tard puissent devenir autonomes le plus rapidement possible. Cela se fait grâce à une documentation précise, riche en informations et en procédures. Dans les projets personnalisés, il est normal de transférer les connaissances au client au moyen d’une documentation complète.